時間管理與會議管理

【課程背景】

一提到時間管理很多人想到的是如何節(jié)約時間，如何提高速度，如何把一件事以最快的速度去完成。實際上這又進入另外一種誤區(qū)，其實速度和時間管理沒有直接的關(guān)系。速度快不等于時間管理的好。任正非說：“我們往往沒有時間認(rèn)真踏實地慢下來做一件事，卻有時間把一件事情重復(fù)做?！翱梢?，單純的速度不是時間管理。

而會議在企業(yè)中大家并不陌生，而多半企業(yè)在會議上的用時也是不可小視的。對于企業(yè)來講，會議是決策是共識，是方案的討論是時間的占用。如會議不能產(chǎn)生其應(yīng)有的價值就是在消耗時間，也是非常大的成本浪費。所以會議管理也成為當(dāng)今企業(yè)非常關(guān)注的一項重要課題來解決。接下來我們就一起盤點一下，那些困擾著我們的痛。

１．每天都很忙碌，但績效結(jié)果卻不理想

２．一上班就奔波在大小事中，忙到晚上才發(fā)現(xiàn)重要的事還沒干完

３．馬上就快30歲了，而什么都沒有立

４．循規(guī)蹈矩的過著每一天，當(dāng)時的初心早就不見了蹤影

５．一開會就跑題，結(jié)束后都不知這會開是為了什么

６．每次開會都像是多部門的一次戰(zhàn)役，大家爭的不可開交，可最后卻不了了之

７．聽到會議都害怕，因為每次會后都要加班完成本該當(dāng)天完成的工作

如上的這些正是困擾著重多職場人的問題，也是今天我們課程要解決的關(guān)鍵。今天的課程將以理論奠根基、以提問引思考、以工具做支撐、以故事敲警醒、以練習(xí)助掌握等方式循序漸進，幫助你從這些困擾里走出來，重新管理好自己的時間并學(xué)會高效高質(zhì)開會。

【課程收獲】

1.       了解有效為會議做準(zhǔn)備的要領(lǐng)

2.       學(xué)習(xí)會議中溝通和反響技巧

3.       掌握系統(tǒng)、先進、實用的時間管理技巧和技能

4.       具備會議管理技巧

【課程受眾】企業(yè)所有人員

【課程時間】1天

【授課方式】案例分析＋實戰(zhàn)方法＋角色扮演＋提問互動＋分組討論＋精彩點評＋課堂練習(xí)

【授課特色】講師，風(fēng)趣幽默；邏輯，環(huán)環(huán)相扣；案例，情境帶入；工具，毫無保留

【課程大綱】  

DAY1:上午——時間管理篇

第一講:時間管理的價值

一、時間管理的常見誤區(qū)

1. 誤區(qū)一：沒有目標(biāo)和計劃

  2. 誤區(qū)二：沒有輕重緩急

3. 誤區(qū)三：沒有統(tǒng)籌安排

4. 誤區(qū)四：沒有授權(quán)

二、時間是怎么被浪費的？

1.       人為因素

互動：9條因素你占幾條？

2.       環(huán)境因素

互動：這7條你經(jīng)歷過哪些？

3.       管理因素

互動：這7條哪一條最困擾你？

第二講: 時間管理的內(nèi)涵 

一、時間管理的6大工具

1.       分清工作的輕重緩急

工具：重要緊急四象限

2.       有計劃有組織地進行工作

工具：計劃5步法

3.       明確工作目標(biāo)

工具：SMART

4.       與別人的時間取得協(xié)作

工具：協(xié)作2法則

5.       制定規(guī)則，遵守紀(jì)律

工具：自我規(guī)范法

6.       合理的分配時間

工具：80/20原理

第三講：時間管理的方法

一、時間管理百寶箱

1.       如何制作事項清單——羅列待完成事項

方式：Notebook、記事本、公司 OA 系統(tǒng)

2.       如何排出優(yōu)先順序——有規(guī)劃有重點

模版：每日事項安排表

方法：六項工作法

3.       如何讓時間有安排可實施——有節(jié)奏可追蹤

工具：智能機讀書/視頻/音頻軟件/記事本

方法1：日計劃 AB 表

方法2：零星時間利用法

方法3：標(biāo)準(zhǔn)化法則

4.       效果檢視——自我管理及時調(diào)整

方式：A4紙、白板、標(biāo)簽紙

工具：80/20

5.       清單整理——每晚回顧，不斷進步

方式：Notebook、記事本、各種日歷

DAY1:下午——會議管理篇

第一講：高效會議的價值

一、 如何提高會議效率？

1.       會議效率不高的原因

2.       高效會議的四大原則

3.       無需開會的五個如果

4.       必須開會的五個如果

第二講：組織會議的方法

一、 如何做好會前準(zhǔn)備？

1.       如何發(fā)通知

2.       如何選擇參會人員

3.       如何準(zhǔn)備會議資料

案例：九段秘書

二、 如何開好會？

1.       如何開場

2.       如何分配發(fā)言時間

3.       如何掌握議事進度

4.       如何達成決議

5.       如何圓滿結(jié)束會議

    互動：會議應(yīng)由誰開場？

三、 會議中的溝通技巧有哪些？

1.       傾聽3層次

2.       說話的框架

案例：匯報鉆井平臺的事故

練習(xí)：3個場景的傾聽練習(xí)

第三講：主持人的價值

一、 主持人會議管理技巧？

1.       如何把控會議進度

2.       如何處理會議沖突

3.       如何做好會議紀(jì)錄

4.       如何做好會議跟進

互動：會議紀(jì)錄要不要做？

案例：該不該叫停領(lǐng)導(dǎo)講話

練習(xí)：列出會議清單

課程總結(jié)